چگونه کارهای یک هفته را در یک روز انجام دهیم؟
مدیریت انرژی
برای افزایش عملکرد شخصی علاوه بر مدیریت زمان باید بر مدیریت انرژی تمرکز کرد. ما چهار منبع اصلی انرژی داریم.
• انرژی فیزیکی
اولین منبع، انرژی فیزیکی و قدرت جسمانی ما است. بدون انرژی فیزیکی کافی انجام هیچ کار بزرگی امکانپذیر نیست. بدون انرژی جسمانی کافی، هیچگاه نمیتوانیم عملکرد بالایی داشته باشیم. یک فوتبالیست هرچقدر که نگرش مثبتی داشته باشد، درصورت خستگی زیاد نمیتواند در بازی درخششی داشته باشد. وینس لومباردی میگوید: «خستگی انسان را ترسو میکند». ما برای انرژی جسمانی خود اهمیت بسیار کمی قائل هستیم. معمولا بهراحتی ساعات خواب خود را به کارهای دیگر اختصاص میدهیم. با خوردن غذاها و خوراکیهای مضر به بدن لطمه میزنیم. این ضربالمثل قدیمی کاملا درست است که «عقل سالم در بدن سالم است».
• انرژی احساسی
دومین منبع انرژی ما انرژی احساسی است. وقتی انرژی احساسی ما در شرایط مناسب باشد بهتر میتوانیم مسائل را حل کنیم و بر مشکلات و موانع غلبه کنیم. در شرایط احساسی نامناسب معمولا انرژی جسمانی ما هم بهسرعت تقلیل مییابد. ما اغلب فراموش میکنیم که به انرژی احساسی خود اهمیت بدهیم و آنرا بازیابی کنیم.
• انرژی فکری
سومین منبع، قوای ذهنی ما است. آشنایی بهتر با عملکرد مغز و استفاده بهتر از این پدیده خلقت میتواند باعث انجام کارهای بسیار خارقالعادهای شود. مغز انسان پیچیدهترین دستگاه روی کرة زمین است. هرچه از آن بیشتر و صحیحتر استفاده کنیم عملکرد آن افزایش مییابد. فردی که ذهنش خسته است نمیتواند کارهای بزرگ انجام دهد و کیفیت تصمیماتش کاهش مییابد.
• انرژی روحیه
چهارمین منبع انرژی، روحیه ما است. کسانی که از روحیة بالایی برخوردارند کارهایی سختتر و بزرگتر از افراد معمولی انجام میدهند.
مدیریت انرژی عملکرد ما را خارقالعاده میسازد!
بهتازگی سخنرانی بسیار جالبی مشاهده کردیم و شاید همین سخنرانی باعث شد به فکر تهیه کتابی درباره عملکرد بیفتیم. سخنران، یک معلم موسیقی حرفهای بود که در روش ابداعیاش به افراد معمولی که در عمر خود انگشتشان به پیانو نخورده ولی استعداد موسیقی دارند، موسیقی آموزش میدهد.
نکته بسیار جالب آن است که او زمان آموزش را به یکدهم زمان معمول کاهش داده است. نوازندههای پیانویی که در حد بهترین نوازندگان دنیا هستند معمولا پس از 10 تا 12 سال تمرین مداوم به این مهارت میرسند. این معلم افراد معمولی را طی یک تا دو سال به نوازندگانی جهانی تبدیل میکند.
من چون سالهای زیادی است که ساز میزنم برایم بسیار جالب بود که چگونه میتوان زمان یادگیری پیانو را به یکدهم زمان معمول کاهش داد. در آن سخنرانی او روش کارش را توضیح داد. در کمال تعجب دیدم روش آموزش موسیقی او فرق عمدهای با دیگران نداشت. ولی او به دانشجوهایش یک برنامه روزانه میداد که باید موبهمو اجرا میکردند و سپس در کلاس حاضر شوند.
برنامه او بسیار عجیب است. مثلا دانشجو در روز اول باید یک مهمانی ترتیب دهد و دوستان نزدیکش را دعوت کند و با آنها وقت بگذراند. روز بعد باید با سه نفر که در گذشته قهر کرده آشتی کند و ...
این معلم قبل از تدریس موسیقی، دانشجو را در بهترین شرایط ممکن برای داشتن عملکرد بالا قرار میدهد و سپس به تعلیم موسیقی میپردازد.
همین موضوع باعث کاهش زمان یادگیری به یکدهم زمان معمول میشود! پس اگر بهطور خلاصه بگوییم که چگونه میتوان عملکرد بسیار بالایی داشت که دیگران را به تعجب وادارد، جواب این است: اگر قبل از انجام یک کار بسیار سخت و پیچیده بتوانیم این چهار انرژی را بهاندازه کافی شارژ کنیم و درواقع در بهترین شرایط فیزیکی، احساسی، فکری و روحیهای باشیم معمولا میتوانیم کارهایی انجام دهیم که دیگران هیچوقت نمیتوانند انجام دهند. اگر یک یا چند مورد از این انرژیها در بهترین حالت نباشد و مابقی در بهترین حالت باشند بازهم نمیتوانیم کارهای خیلی بزرگ و قابلتوجه را انجام دهیم.
ما این هدیه بزرگ را داریم که از اول شروع کنیم. امروز میتواند اولین روز شروع زندگی متفاوت ما باشد. بنابرین مهم نیست تاکنون عملکرد ما چگونه بوده و چقدر در مصرف و بازیابی انرژی خوب عمل کردهایم. از همین امروز زندگی متفاوتی را شروع کنیم.
عملکرد خارقالعاده چیست؟
عملکرد خارقالعاده را میتوان اینگونه تعریف کرد: «گذشتن از معیارهای رایج در انجام کارها بهصورت پایدار و در طولانی مدت».
برای داشتن عملکرد خارقالعاده باید فراتر از باورهای عمومی حرکت کنیم. وقتی کارم را شروع کردم و میخواستم اولین کتابم را بنویسم، ناشر کتاب به من حدود یک سال فرصت داد تا آنرا بنویسم. من هم به این نتیجه رسیدم که نوشتن کتاب به حداقل یک سال زمان، نیاز دارد. بعد دیدم میتوان در دو هفته کتابی نوشت که بسیاری از نویسندگان در یک سال قادر به نوشتن آن نیستند.
بعضی از افراد در قفسی زندگی میکنند که توسط دیدگاههای دیگران ساخته شده است. آنها خودشان را به نظرات دیگران محدود میکنند. این افراد زندگی بسیار تکراری و محدودکنندهای دارند و از آزمودن موارد جدید هراس دارند. اگر دیگران میگویند نمیتوانیم در سه ماه نواختن حرفهای یک ساز را بیاموزیم، بهراحتی قبول میکنیم. اگر به ما میگویند در نقاشی هیچ استعدادی نداریم، حرفشان را میپذیریم. اگر میشنویم که در یک روز نمیتوان 40 صفحه کتاب نوشت، ماهم آنرا میپذیریم. اگر میگویند نمیتوان در یک ماه آنقدر یاد گرفت که در کنکور قبول شد، ما میپذیریم.
افراد با عملکرد خارقالعاده، معیارهای جدیدی را تعریف میکنند. درواقع آنها آنقدر عملکرد خود را افزایش میدهند تا بهجایی برسند که فقط یک رقیب داشته باشند، یعنی خودشان! بیل گیتس مؤسس مایکروسافت میگوید: «بزرگترین رقیب خودتان باشید!»
تمرکز، تمرکز و تمرکز
یکی از مهمترین مهارتها برای افزایش عملکرد، توانایی تمرکز بهتر است. تمرکز را میتوان «بودن در لحظه» و ادامه کار تا پایان یافتن آن، تعریف کرد. مثلا وقتی به ایمیل مشتریان پاسخ میدهیم، فقط به ایمیل مشتریان پاسخ میدهیم و هیچکار دیگری در هیچ شرایطی انجام نمیدهیم. حتی به ذهنمان اجازه نمیدهیم درباره کار بعدی فکر کند، یا درباره کارهای اضطرابآور دیگر فکر نمیکنیم. ما در آن لحظه تمام انرژی خود را فقط بر یک موضوع متمرکز کردهایم: پاسخ به ایمیل مشتریان. اگر حوصله ما سر رفت به خودمان اجازه نمیدهیم گشت و گذاری در اینترنت انجام دهیم، یا سراغ تلفن همراه نمیرویم. در آن یک ساعت، زندگی ما در یک موضوع خلاصه شده است: پاسخ به ایمیلهای مشتریان.
تمرکز باعث افزایش عملکرد میشود. معمولا افراد مدام در گذشته یا آینده خود زندگی میکنند! تصمیم بگیرید در همین لحظه زندگی کنید و تمام انرژی خود را بر کاری که انجام میدهید متمرکز کنید.
بهانه ممنوع!
یکی از موانع افزایش عملکرد آن است که بهانههایی برای انجام ندادن کارهای مهم و ارزشمند پیدا کنیم. در بسیاری از جلسات، همیشه عدهای درباره شرایط اقتصادی نامناسب، سرعت پایین اینترنت و موانعی صحبت میکنند تا عملکرد پایین خود را توجیه کنند. ولی افراد تاثیرگذار افرادی هستند که تمامی بهانهها را فراموش میکنند و به این فکر میکنند در شرایط کنونی چگونه میتوان کارهای ارزشمند انجام داد. هنری فورد جمله بسیار معروفی دارد که میگوید: «اگر فکر میکنید موفق میشوید و یا اگر فکر میکنید شکست میخورید، در هردو صورت حق با شما است».
عملکرد تناوبی بدن
یکی از مهمترین کشفیات دانشمندان در حوزه افزایش عملکرد، تناوبی بودن عملکرد بدن انسان است. در حدود سالهای 200 قبل از میلاد فردی یونانی به نام فلاویوس تحقیقاتی انجام داد و برای اولین بار ایده تناوبی بودن عملکرد بدن انسان را مطرح کرد و به قهرمانان یونانی آموزش داد که چگونه در بازههای زمانی منظمی انرژی خودشان را مصرف کنند و سپس به بازیابی انرژی بپردازند.
این ایده در عصر ما برای اولین بار توسط دانشمندان روسیه مورد استفاده قرار گرفت. در سال 1960 دانشمندان این ایده را بازسازی کردند و به این نتیجه رسیدند که برای افزایش عملکرد بدن انسان، باید بازههای متناوبی از فعالیت سنگین و سپس استراحت مناسب داشته باشیم. آنها در سال 1960 با این ایده و آموزش قهرمانان خودشان توانستند مدالهای المپیک زیادی را کسب کنند و این ایده از هزاران سال قبل تا بهحال بهصورت پایهای هیچ تغیری نکرده است. به بیان ساده: بدن انسان وقتی بالاترین عملکرد و کارایی ممکن را از خود نشان میدهد که بهصورت متناوب انرژی شدیدی را مصرف کند و سپس به بازیابی انرژی بپردازد.
هرچه در بازههای زمانی مشخص انرژی بیشتری مصرف کنیم، ظرفیت بدن افزایش پیدا میکند. ورزشکاران وقتی ورزش را شروع میکنند معمولا قادر نیستند وزنههای سنگین را بلند بکنند و با تمرینات روزانه و افزایش تدریجی وزن وزنه، ظرفیت انرژی بدن خود را آهسته آهسته افزایش میدهند. وزنههایی که در روزهای اول بلند کردنشان غیرممکن به نظر میرسد بعد از چند ماه بهراحتی جابهجا میشود.
ظرفیت بدن
بدن انسان میتواند ظرفیت خود را بهصورت مداوم افزایش دهد. ظرفیت توانایی مصرف انرژی در یک بازه زمانی مشخص است. ما میتوانیم عادت کنیم در یک زمان مشخص انرژی بیشتری را مصرف کنیم و البته بعد از آن بلافاصله باید به بازیابی انرژی بپردازیم. مهمترین مشکلی که در مدیران شرکتها دیده میشود و همینطور افرادی که بهصورت شخصی کارایی پایینی دارند، عدم تعادل در مصرف درست انرژی و سپس بازیابی آن است.
90 دقیقه طلایی
بدن برای داشتن بالاترین عملکرد ممکن باید بهصورت تناوبی انرژی مصرف کند و سپس به استراحت و بازیابی انرژی بپردازد.
به یک ایده بسیار جالب علمی بپردازیم. در سال1950 دو دانشمند بسیار معروف به نامهای کلیتمن و اسنیسکی درمورد خواب انسان تحقیق کردند و به این نتیجه رسیدند که خواب انسان به بازههای زمانی کوتاهتری تقسیم میشود که هر بازه زمانی حدود 90 تا 120 دقیقه است. بنابرین فردی که فکر میکند 8 ساعت در خواب بوده، در واقع 4 یا 5 بخش 90 تا 120 دقیقهای را خوابیده است. بدن انسان طوری است که بین این زمانها با کوچکترین اتفاق میتواند بیدار شود و سپس باز به خواب عمیق میرود و باز به حالت بیداری برمیگردد. بنابرین خوابیدن فرایندی تناوبی است که در بازههای زمانی 90 تا 120 دقیقهای تکرار میشود.
در سال 1970 یعنی 20 سال بعد دانشمندان به نتیجه بسیار جالبتری رسیدند و دریافتند که این دوره تناوبی 90 تا 120 دقیقهای در زمان بیداری هم تکرار میشود و این آغاز یک تحول بزرگ در کشف راز کارایی و عملکرد انسان بود.
به عبارت دیگر، وقتی بیدار هستیم زمانهای بیداری ما به دورههای 90 تا 120 دقیقهای تقسیم میشود که در آغاز هر دوره ترشح هورمونی، ضربان قلب، فعالیت مغزی و تمامی موارد در بهترین حالت ممکن خودشان هستند. بعد از حدود 60 دقیقه عملکرد شروع به کاهش میکند و زمانی میرسد که در نقطهای بین 90 تا 120 دقیقه، بدن انسان بهشدت احساس میکند نیاز به بازیابی انرژی و استراحت دارد. اگر ما در این شرایط، یعنی زمانی که بدن تشخیص میدهد نیاز به بازیابی و استراحت دارد کاری را ادامه بدهیم، معمولا نتیجه اضطراب شدید، عدم تمرکز، خستگی و حتی گرسنگی بیموقع خواهد بود. در اینصورت عملکرد ما کاهش مییابد.
سوال مهم آن است که این بازههای زمانی در چه زمانی از روز آغاز میشوند؟ یعنی ما در چه زمانی از روز در حداکثر کارایی خود هستیم؟ آغاز این بازة زمانی دقیقا بعد از بازیابی انرژی یا استراحت مناسب است.
وقتی از خواب بیدار میشویم و یک صبحانه مقوی و مفید میخوریم، در شرایط حداکثر کارایی هستیم و میتوانیم یک کار مهم و سخت را آغاز کنیم و اینکار مهم و سخت نباید بیشتر از 90 دقیقه تا 120 دقیقه طول بکشد.
سوالی که بسیاری از دوستان در همایشها میپرسند آن است که کارشان بهصورتی است که نمیتوانند آنرا به بازههای زمانی 90 یا 120 دقیقه تقسیم کنند، شاید هر 45 دقیقه اتفاقی میافتد که مجبور میشوند کارشان را قطع کنند. در این شرایط چه باید کرد؟ این نوع کار کردن هم امکانپذیر است ولی از حداکثر ظرفیت بدن استفاده نمیشود، چون عملکرد بدن طوری است که تا حدود 60 دقیقه در اوج کارایی است و بعد از آن بهتدریج افت پیدا میکند و اگر ما فعالیت خود را زودتر قطع کنیم از حداکثر کارایی خود استفاده نکردهایم.
شارژ و مصرف باتریها
همانطور که در شماره قبل توضیح دادیم چهار منبع انرژی داریم که باید شارژ شود. برای سادهتر شدن مطلب میتوانیم فرض کنیم در بدن ما چهار باتری وجود دارد که باعث افزایش عملکرد ما میشود. اگر این چهار باتری را بهشدت تخلیه کنیم باعث میشود عملکرد کاهش یابد، کارها پیش نرود و دچار ناراحتی و عصبانیت و اضطراب شویم و اگر بیش از حد این باتریها را شارژ بکنیم و استفاده نکنیم، باز کارایی ما کاهش پیدا میکند و حتی میتواند به مرگ بیانجامد.
راز عملکرد بسیار بالا و خارقالعاده این است که یاد بگیریم بهطور مرتب هر روز این باتریها را شارژ کنیم و سپس با فعالیت و کار جدی و متمرکز، انرژی شارژ شده را مصرف کنیم و سپس مجددا شارژ کنیم.
بسیاری از موارد در طبیعت بهصورت تناوبی طراحی شده و بدن انسان هم دقیقا همینگونه است. مثلا در طبیعت فصلها، روز و شب و ... معمولا بهصورت تناوبی هستند. بسیاری از مدیران و افرادی که کارهای مهم انجام میدهند عادت ندارند که بهصورت تناوبی زندگی کنند، یعنی حتی در محل کارشان که حدود 8 ساعت است در زمانهایی مشخص کاملا متمرکز کار کنند و از انرژی خود حداکثر استفاده را ببرند و سپس یک استراحت مناسب داشته باشند. البته منظور از استراحت فقط این نیست که کار نکنیم. اغلب افراد دوست دارند زندگی خطی داشته باشند تا زندگی تناوبی. آنها ترجیح میدهند بهصورت پیوسته کارهای خیلی طولانی و مشابهی را انجام دهند. کارایی اینگونه افراد معمولا بسیار پایین است.
آرامش یا اضطراب، کدام مفیدتر است؟
بدن انسان طوری طراحی شده که اگر برای مدتی طولانی در آرامش کامل باشد یعنی از لحاظ فیزیکی، احساسی، فکری و روحیهای حداقل انرژی را مصرف کند، عملکرد آن بهشدت کاهش مییابد. ورزشکارانی که کمتر از حد لازم تمرین میکنند معمولا بعد از مدت کوتاهی عملکردشان افت میکند. وقتی دست فردی بهعلت شکستگی در گچ قرار میگیرد، پس از باز شدن گچ، دست توانایی قبلی را ندارد و مدتی طول میکشد تا عضلهها با حرکت و تمرین قویتر شوند.
عکس این موضوع هم صادق است، اگر کاملا تحت فشار باشیم یعنی برای مدتی طولانی از تمام این چهار انرژی بیش از حد استفاده کنیم، عملکرد ما باز بهشدت کاهش پیدا میکند. ورزشکارانی که بیش از حد لازم تمرین میکنند دچار خستگی شدید، بیماری، اضطراب و حتی عصبانیت میشوند. اگر ما در روز کاری معمولا عصبانی هستیم یا احساس خستگی میکنیم یا اضطراب شدیدی داریم معمولا مشکل از عدم تعادل در مصرف و بازیابی انرژی است.
کار مهمی که بسیاری از افراد بهدرستی انجام نمیدهند این است که بعد از انجام کار، آنرا کاملا کنار بگذارند و استراحت کنند. بنابرین آرامش طولانیمدت و همچنین قرار گرفتن در شرایط پراضطراب برای بدن مضر است و کاهش عملکرد را بههمراه دارد.
آیا استراحت میکنید؟
یکی از رازهای بزرگ داشتن عملکرد خارقالعاده، استراحت کافی و مناسب است. با استراحت مناسب منابع انرژی ما مجددا شارژ میشوند و ما را برای انجام کار سخت بعدی – مصرف انرژی – آماده میکنند. عملکرد بسیاری از افراد پایین است، زیرا بهدرستی استراحت نمیکنند و درنتیجه انرژی آنها به اندازه کافی بازیابی نمیشود.
بسیاری از افراد تصور میکنند درحال استراحت هستند، درحالیکه چنین نیست. سادهترین تعریف استراحت: جدا شدن کامل از یک کار و بازیابی انرژی است. جدا شدن از یک کار، صرفا جدا شدن فیزیکی نیست. بسیاری از مدیران و کارمندان ساعتهای طولانی از زمانی که در خانه هستند را به تفکر درباره کارشان میپردازند. آنها در خانه هستند، ولی چون از کارشان کاملا جدا نشدهاند، درحال استراحت نیستند و انرژی آنها شارژ نمیشود.
سه نوع استراحت
فعالیتهایی که برای استراحت خود انتخاب میکنیم به سه دسته تقسیم میشوند. ما به سه نوع استراحت نیاز داریم: استراحت روزانه، استراحت هفتگی و استراحت فصلی.
استراحت روزانه
بدن ما هر 90 دقیقه یکبار به استراحت و بازیابی انرژی نیاز دارد. در افراد مختلف این زمان ممکن است کمی طولانیتر یا کوتاهتر باشد. اگر فردی برای کنکور درس میخواند نمیتواند 3 ساعت متوالی درس بخواند و بازده مناسبی داشته باشد.
میتوانیم در محل کارمان حداقل 10 تا 15 مورد پیدا کنیم که بعد از 90 تا 120 دقیقه کار شدید بتوانیم در چند دقیقه به استراحت و بازیابی انرژی بپردازیم. در فصلهای بعد به روشهای مختلف بازیابی انرژی میپردازیم. مثلا شنیدن موسیقی لذتبخش، نگهداری از یک گیاه و ...
استراحت هفتگی
برای داشتن عملکرد مناسب باید یک روز کامل در هفته را به تفریح و استراحت اختصاص دهیم. شاید بهترین روز برای اینکار جمعه نباشد. اگر یک روز کامل یا حتی نصف روز در اواسط هفته از کار و محیط کاری کاملا جدا شویم، در روزهای دیگر عملکرد بسیار بهتری خواهیم داشت.
اگر مدیر هستید بررسی کنید که آیا چنین امکانی وجود دارد که یک روز در وسط هفته را به استراحت و تفریح اختصاص دهید. همچنین اگر کارمند هستید میتوانید عملکرد خود را افزایش دهید و بهعنوان پاداش درخواست مرخصی در وسط هفته را داشته باشید.
در استراحت هفتگی معمولا میتوان به تفریحات وقتگیرتر و بزرگتر پرداخت. مثلا رفتن به استخر شنا، کوهپیمایی یا حتی استراحت در خانه و خواندن کتاب.
استراحت فصلی
برای پیشبرد اهداف بزرگتر بهتر است در هر فصل، یک هفته کامل را به استراحت و تفریح بپردازیم. در این فرصت میتوانیم به مسافرتهای بزرگتر برویم یا از مکانهای مختلف و موزهها دیدن کنیم.
استراحت به برنامهریزی و هماهنگی نیاز دارد. شاید بتوانیم در ابتدای سال یا ابتدای هر فصل وقتی را به برنامهریزی استراحت خود اختصاص دهیم. یعنی از قبل مشخص کنیم که مثلا در فصل بهار، کدام هفته را به استراحت اختصاص خواهیم داد.
همچنین برای استراحت هفتگی خود از قبل برنامهریزی کنید. اگر برای روز استراحت خود برنامه لذتبخش و مفرحی درنظر نگیرید، روز به اتمام خواهد رسید و از آن استفاده کافی نخواهید کرد.
پیشنهاد میکنیم دفترچهای تهیه و هرگاه ایده جالبی برای تفریح و استراحت به ذهنتان رسید در آن دفترچه یادداشت کنید. علاقههای شخصی افراد متفاوت است. بنابراین باید ببینیم کارهای موردعلاقه ما که بازیابی انرژی محسوب میشود کدامند. بهتر است حوزه علاقهمندیهای خود را افزایش دهیم. مثلا شاید به عکاسی در طبیعت علاقهمندیم، ولی تابهحال برای آن وقت اختصاص ندادهایم. با یادگیری و افزایش مهارت در این زمینه، لذت ما از این تفریح بیشتر خواهد شد.
دکتر علی شریعتی : لحظه هارامیگذراندیم تابه خوشبختی برسیم غافل ازاینکه خوشبختی درآن لحظه هابودکه گذراندیم.ماندن، سنگ بودن است و رفتن، رود بودن . بنگر که سنگ بودن به کجا می رسد جز خاک شدن ،